Wyzwanie
W 1995 roku Spółka Centrum Ochrony Security Sp. z o.o. była średniej wielkości podmiotem świadczącym usługi związane z ochroną i utrzymaniem czystości. Spółka zatrudniała w tym okresie ok. 400 pracowników i posiadała własny pion finansowo-księgowy oraz kadrowo płacowy liczący 4 osoby.
Aktualnie Firma zatrudnia ponad 2000 osób i posiada kilkanaście oddziałów w całej Polsce.
Firma planowała znaczną ekspansję rynkową i dynamiczny rozwój w oparciu o budowę Grupy Kapitałowej oraz rozwój ogólnopolskiej struktury oddziałów.
Znaczącym ograniczeniem w rozwoju były dla Spółki bariery administracyjne związane z koniecznością:
Dostosowania procedur i procesów administracyjnych do większej skali działalności;
Wdrożenia kosztownych, nowych rozwiązań informatycznych, wspomagających zarządzanie większą, ogólnopolską organizacją (strukturą wielodziałową i wielofirmową);
Ponoszenia znacznie większych kosztów administracyjnych wynikających ze zwiększenia skali działalności (konieczność zwiększenia zatrudnienia w administracji).
Rozwiązanie
Spółka podjęła decyzję o wdrożeniu usług outsourcingowych w obszarze finansowo-księgowym oraz kadrowo-płacowym i powierzyła to zadanie Equity Investments S.A.
Jako cele strategiczne wdrożenia określono:
Opracowanie elastycznych dla rozwoju organizacji procedur administracyjnych przez firmę outsourcingową;
Przejęcie wszystkich procesów administracyjnych przez firmę outsourcingową;
Uzyskanie możliwości rozwoju struktur firmy bez konieczności budowania własnych zasobów administracyjnych;
Uzyskanie wymiernych oszczędności w kosztach działu administracji na poziomie co najmniej 30%.
Zrealizowane działania
W ramach projektu wdrożeniowego przeprowadzono następujące działania:
Analiza i opracowanie procesów i procedur administracyjnych dla Spółki planującej dynamiczny rozwój;
Zmiana modelu funkcjonowania działu księgowego i kadrowo – płacowego (przeniesienie części pracowników do Equity Investments S.A. i uzupełnienie zasobami firmy outsourcingowej);
Wdrożenie oprogramowania klasy ERP rekomendowanego przez firmę outsourcingową wraz z opracowaniem specjalizowanych aplikacji (np. rozliczanie czasu pracy) na potrzeby automatyzacji procesów realizowanych dotychczas ręcznie przez pracowników Spółki;
Wdrożenie zasad controllingu oraz narzędzi raportujących, co pozwoliło na przygotowywanie rzetelnych informacji zarządczych dla Spółki.
Uzyskane korzyści
Dzięki zrealizowanemu projektowi Spółka uzyskała możliwość dynamicznego rozwoju bez konieczności budowania własnych struktur finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych.
Cele wdrożenia zostały zrealizowane w pełni i uzyskano oszczędności w kosztach utrzymania pionu finansowo-księgowego i kadrowo-płacowego przekraczające 30% przy jednoczesnej możliwości skalowania usługi firmy zewnętrznej (outsourcingowej) do aktualnych potrzeb i wielkości Spółki.
Między innymi w efekcie wdrożenia outsourcingu uwolniony został potencjał rozwojowy Spółki, która w przeciągu 5 lat od wdrożenia outsourcingu osiągnęła 5,5-krotny wzrost skali swojej działalności.
W chwili obecnej (2011 rok) Spółka zatrudnia już ponad 2000 pracowników oraz generuje przychody na poziomie 25 mln zł rocznie i korzysta z usług outsourcingowych Equity Investments S.A.
O Equity Investments S.A.
W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na bardziej efektywną formę zarządzania wybranymi obszarami firmy jaką jest outsourcing, Equity Investments S.A. realizuje usługi wsparcia dla Przedsiębiorstw w zakresie doradztwa, finansów, księgowości, kadr i płac oraz controllingu.
Equity Investments S.A. to:
Dostosowanie zakresu usług do wymogów specyficznych dla sektora, w którym działają nasi Klienci.
Gwarancja najwyższej jakości, dzięki zespołowi specjalistów wielu dziedzin (księgowość, kadry-płace, controlling, zarządzanie i rozliczanie projektów UE, doradztwo w transakcjach kapitałowych).
Pewność i bezpieczeństwo działania w zgodzie z polskim prawem, gwarantowane przez ekspertów z państwowymi uprawnieniami i polisą ubezpieczeniową przekraczającą wartość 2 000 000 zł.
Szybkość i elastyczność w dostępie do informacji o finansach firmy i projektach (controlling).
Innowacyjność i dostęp do narzędzi on-line (w tym systemu raportowania i obiegu dokumentów on-line).
Istotna rola doradztwa w kluczowych obszarach związanych z finansowaniem rozwoju firmy Klienta.
Profil Klienta
Centrum Ochrony Security Sp. z o.o. to ogólnopolska Firma (konsorcjum kilku Spółek) z sektora usług ochrony i utrzymania czystości. Aktualnie Firma Centrum ochrony Security Sp. z o.o. zatrudnia ponad 2000 osób i posiada kilkanaście oddziałów w całej Polsce, generujących przychody na poziomie 25 mln zł.
Zakres świadczonych przez Firmę usług obejmuje zagadnienia powiązane z Ochroną Fizyczną Osób i Mienia oraz Usługami Czystościowymi. W tej pierwszej kategorii zawierają się również takie usługi jak Monitorowanie Sygnałów Alarmowych wraz ze wsparciem Grup Interwencyjnych, Konwojowanie Wartości Pieniężnych i Przesyłek Wartościowych oraz Obsługa Parkingów. Ponadto, w ofercie Grupy znajdują się Szkolenia Zawodowe dotyczące przepisów BHP, technik obronnych i interwencyjnych, posługiwania się bronią palną i środkami przymusu bezpośredniego.
„Profesjonalizm i metodyczne podejście do wdrożenia usługi outsourcingu, pozwoliło nam jako dużej i złożonej organizacji wdrożyć model pracy oparty o korzystanie z zewnętrznych zasobów administracyjnych. W znacznym stopniu wpływa to na efektywność naszego działania i koszty administracyjne. Dzięki Equity Investments S.A. zyskujemy dostęp do zintegrowanej wiedzy specjalistów wielu dziedzin jak i narzędzi informatycznych dostosowanych do naszych indywidualnych potrzeb. Na szczególną uwagę zasługuje realizowany przez Zespół Equity Investments S.A. scentralizowany controlling zarządczy naszej Grupy Kapitałowej”.
Piotr Bąchorek – Wiceprezes Zarządu Centrum Ochrony Security Sp. z o.o.
„Współpraca z tak dużą organizacją jak Centrum Ochrony Security i w kompleksowym zakresie outsourcingu procesów biznesowych obejmującym finanse, księgowość, kadry i płace dla firmy zatrudniającej tysiące osób oraz zaawansowany, scentralizowany controlling grupy Spółek to dla nas duże wyzwanie i wyróżnienie.”
Paweł Zemła – Członek Zarządu Equity Investments S.A.
Equity Investments S.A.
Kontakt:
Equity Investments S.A.
40-208 Katowice
ul. Ścigały 10
+48 (32) 750 30 30
www.eisa.net.pl